Während der Corona-Zeit habe ich im Rahmen meines CAS „Digitalisierung in der Arbeitswelt“ 18 Video-Interviews mit Experten von Digitalisierungsprojekten durchgeführt. Die jeweils ca. 30-minütigen Interviews sind nun ausgewertet und liegen als Fallstudie vor (zum Download der gesamten Fallstudie siehe Link am Ende).

Das Ziel der Fallstudie war es, die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Implementierung eines Digitalisierungsprojektes herauszufinden. Auch in Bezug darauf, was den Experten am wichtigsten erscheint: der Faktor Technik, Mensch oder Organisation. Der Faktor Mensch wurde mit Abstand als wichtigster Faktor genannt, doch dazu erfahren Sie mehr in der gesamten Fallstudie. In diesem Beitrag soll es um die Hindernisse und am häufigsten genannten Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten gehen…

Hindernisse in Digitalisierungsprojekten

Bevor ich in dem Interview nach den Erfolgsfaktoren gefragt habe, wollte ich wissen, was denn die möglichen Hindernisse in dem Projekt waren. Diese zeigt Abbildung 1. Es wurden 55 verschiedene Hindernisse genannt, die anschliessend 5 Gruppen zugeordnet wurden. IT-Probleme und eine fehlende Transformationsbegleitung wurden am häufigsten genannt. IT-Probleme konnten sein: alter Stand des IT-Systems, Basistopologie nicht identisch, fehlende Kapazitäten in der IT, Tools gekauft, ohne vorher eine Bedürfnisklärung durchzuführen etc. Dies zeigt, dass die Technik grundsätzlich schon Wert auf die Technik gelegt werden muss, aber offensichtlich ist eine fehlende Transformationsbegleitung des Projektes genauso hinderlich.

Überrascht hat mich persönlich, dass viele Projekte anfangs oder generell einfach schlecht organisiert waren. Es kamen Aussagen wie „wir basteln mal rum“, „mittendrin Richtungsänderung um 180°“ oder „unklares Bild“. Aber auch fehlende Projekterfahrung des Projektleiters oder eine schlechte und unstrukturierte Arbeitsorganisation wurden als Problem genannt. Das 5. Hindernis „Festhalten am Alten“ überrascht mich hingegen weniger. Dies sind auch meine persönlichen Erfahrungen. Hier sind „hohe Skepsis“, „Widerstände vor dem neuen Tool“, aber auch „Angst vor dem Unbekannten“ genannt worden. Und ohne Transformationsbegleitung ist es schwierig, eine positive Haltung zu dem „Neuen“ zu entwickeln.

Abbildung 1: Projekt-Hindernisse

Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten

Die Frage nach den Erfolgsfaktoren war eine offene Frage. Daher gab es natürlich auch sehr viele verschiedene Antworten. Die Abbildung 2 zeigt alle Antworten als Wortwolke dargestellt. Im Interview wurden diese Erfolgsfaktoren von den Experten den 3 Faktoren Technik, Mensch und Organisation zugeordnet. Dazu jedoch mehr in der gesamten Fallstudie.

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Erfolgsfaktoren Digitalisierungsprojekte

Abbidlung 2: Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten

Klarer Projektplan – hohes Commitment der Führung und frühzeitige Einbindung der Betroffenen

Die Abbildung 3 zeigt die am häufigsten genannten Einzel-Erfolgsfaktoren. Wie auch schon bei den Hindernissen offensichtlich wurde, sind ein klarer Projektplan, ein hohes Committment der Führung und die frühzeitige Einbindung der Betroffen die am häufigsten genannten Erfolgsfaktoren. Wichtig ist auch, den Sinn verstehbar zu machen, ein Tool einzusetzen, das schnell überzeugt, eigene Mitarbeiter als Multiplikatoren einzusetzen und im Projekt motivierte Leute zu haben.

Abbildung 3: die am Häufigsten genannten Einzel-Erfolgsfaktoren (Mininum n=3)

Fazit der Fallstudie Erfolgsfaktoren erfolgreicher Digitalisierungsprojekte

Die folgenden 3 W’s müssen unbedingt geklärt sein: Warum – Was – Wer?

Das „Warum?“ muss für alle klar sein! Dies gilt für den Projektleiter genauso wie für die Führung und die Betroffenen. Doch vor allem die Führung muss hinter dem Digitalisierungs-Projekt stehen und immer wieder das „Warum“, also die Sinnhaftigkeit erklären, sonst verändert sich nichts.

Das „Was?“ ist die Grundvoraussetzung für einen klaren Projektplan und hilft vor allem auch dem Projektleiter sich auf das Wesentliche zu konzentrieren oder sich Hilfe von Profis zu holen, wenn das Wissen nicht im eigenen Hause vorhanden ist. Durch die frühzeitige Bedürfnis-Analyse mit den Betroffen (Mitarbeitenden und/oder Kunden) können falsche Weichenstellungen vermieden werden.

Das „Wer?“ bezieht sich einerseits auf die Projektleitung aber auch auf die Betroffenen und auch wieder auf die Führung. Denn ein Digitalisierungsprojekt hat schlussendlich eine sehr persönliche Komponente. Da es sich meistens um Prozess-Digitalisierung handelt, hat dies wesentliche Auswirkungen auf die Mitarbeitenden und/oder Kunden. Ohne „Fingerspitzengefühl“ der Leitung und des Projektleiters können die Ängste der Menschen nicht genommen werden. Widerstand baut sich auf und die Transformation scheitert. Von daher ist ein frühzeitiger Einbezug der Betroffenen enorm wichtig.

All dies sind auch Merkmale der agilen Führung: die Sinnhaftigkeit, klare Ziele (top-down) und Einbezug der Betroffenen.

Quelle:

Jordan, A., (2020). Fallstudie „Was sind die Erfolgsfaktoren einer erfolgreichen Implementierung eines Digitalisierungs-Projektes?“. Olten: FHNW Hochschule für Angewandte Psychologie

Zur Fallstudie

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