Ich coache seit Jahren ProjektleiterInnen, u.a. auch im Auftrag der Stiftung 3FO. Das Coaching betrifft die gesamte Zeitspanne von der Klärung der Förderung bis hin zum Abschluss. In diesem Beitrag möchte ich vor allem auf die Phase vor dem Start eingehen und welche Vorteile eine gute Projektplanung bei Schwierigkeiten bringt. Denn das richtige Aufsetzen des Projektes ist in meinen Augen einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine gute Projektsteuerung. Und auch wenn die ProjektleiterInnen (PL) bereits mit digitalen Kanban-Systemen wie Trello vertraut sind, braucht es eine Basis.
Mir fällt auf, dass die meisten PL am liebsten sofort starten möchten. Sie sind voller Energie und mit dem Kopf schon mitten im Thema. Es braucht nur noch die finanzielle Unterstützung und dann kann es endlich losgehen. Und dann komme ich und stelle erst einmal ein paar blöde Fragen und bremse den/die PL aus. Das mache ich zwar nicht so gern, aber meine Erfahrung zeigt mir: ohne klaren Plan gibt es kein klares Ergebnis.
Mit guter Planung und Steuerung trotz Schwierigkeiten seine Ziele erreichen
Erfahren Sie hier, wie man mit einer guten Projektsteuerung trotz Schwierigkeiten seine Ziele erreicht. Es braucht zu Beginn klare Ziele und messbare Massnahmen. Damit später, wenn es nicht so läuft, wie geplant, die Ziele Orientierung bieten. Weiterhin helfen bei Problemen eine agile Projektsteuerung mit Mut zur Selbstreflektion. Und das bedeutet, dass auch im digitalen Zeitalter, sich das Projektteam nicht nur hinter den PCs verstecken können, sondern aktiv miteinander kommunizieren müssen.
Die Phase vor dem Projektstart: klare Ziele und messbare Massnahmen
Folgende zwei Punkte müssen in meinen Augen unbedingt vor dem Projektstart geklärt werden:
1. Was soll am Ende des Projektes erreicht werden?
Und dies ist keine banale Frage. Nach meiner Erfahrung können nur die wenigstens sofort klar die 3-5 wichtigsten Projektziele kurz und prägnant auf den Punkt bringen. Doch ist dies geschafft, gibt es für alle Klarheit: für den PL, seinem Team, dem Umfeld (Firma, Verein, …), potenziellen Kunden und natürlich auch mir.
Häufig werden Ziele mit Massnahmen verwechselt. Natürlich sind Massnahmen wichtig (siehe nächster Punkt), doch manchmal müssen diese im Laufe des Projektes angepasst werden, wohingegen Ziele – sofern es nicht eine komplette Neuausrichtung des Projektes gibt – bis zum Schluss die Richtung vorgeben.
Es helfen folgende Fragen:
-
-
- Sinn: Warum gibt es dieses Projekt?
- Ziel: Was soll in dem Projekt erreicht werden?
- Massnahmen: Wie sollen die Ziele erreicht werden?
-
Die Projektziele sollten aktiv und positiv formuliert werden.
Meine Erfahrung: Sind die Projektziele am Anfang schon unklar oder wenig greifbar, dann werden auch die Ergebnisse wenig greifbar sein. Das ist für alle Beteiligten unbefriedigend, weil trotz der erbrachten Leistung, wenig Mehrwert geschaffen wird.
2. Wie sollen die Ziele erreicht werden?
Es braucht eine klare Projektplanung, inkl. Finanzplanung und auch eine Meilensteinplanung. Die Meilensteinplanung vereint die Massnahmen, wie die Ziele erreicht werden sollen, mit der Projektlaufzeit. Sie ist die Basis für die Projektsteuerung.
Die Massnahmen oder Meilensteine müssen eindeutig messbar sein. Nur so wird den PL bewusst, ob sie auf dem richtigen Weg sind oder den Kurs (mit anderen Massnahmen) ändern müssen.
Die kritische Phase im Projekt: Was passiert, wenn die Massnahmen nicht funktionieren?
Erst später im Projekt wird die Notwendigkeit der Planung wirklich klar. Vor allem, wenn es nicht so klappt wie geplant!
Wenn das der Fall ist, passiert interessanter Weise erst einmal gar nicht so viel. Es wird seitens der PL häufig gehofft, dass die Massnahmen trotzdem noch greifen. Passiert dies nicht und die Zeit streicht dahin, gerät langsam die Zielerreichung in Gefahr. Hat der/die PL ein gutes Reporting und seine Projektsteuerung im Griff, dann wird das Ziel bei ehrlicher Betrachtung nun rot. Wie der/die PL das Projekt und das Team nun steuert, entscheidet massgebend darüber, ob das Ziel wieder grün wird oder nicht:
-
-
- Sind alle auf die Zielerreichung fokussiert oder verlieren sie sich in Details?
- Führen sie agil mit daily stand-ups, weeklys, regelmässigen Retraite (grössere Auszeit für Brainstorming)?
- Gibt es eine für alle sichtbare Planung (z.B. Kanban-Tools wie Trello, wo alle jederzeit darauf zugreifen können)?
- Erarbeiten sie neue Ideen z.B. durch Design Thinking und haben wirklich den Kundennutzen im Blick?
- wird verschiedenen Blickwinkel Beachtung geschenkt, z.B. durch ein breitaufgestelltes und diverses Team?
-
Eine neue Richtung einschlagen oder überhaupt etwas Neues wagen, fällt den meisten schwer. Wir Menschen haben eher die Tendenz, mehr vom Selben zu machen. Meine Erfahrung mit den PL zeigt mir jedoch, dass vor allem selbstreflektierte PL und Teams, welche ihr eigenes Handeln regelmässig reflektieren, auch den Mut für neue Lösungen aufbringen und ausprobieren. Von daher sollte eine Auszeit (quartalsweise oder halbjährlich) für Reflektionen und Massnahmen-Überprüfung bereits in die Planung und das Budget eingeplant werden.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Was ich hier über die Projektsteuerung schreibe, ist nicht wirklich neu, aber dennoch werden immer noch häufig die selben Fehler gemacht. Das zeigt auch meine Studie im Rahmen des CAS Digitalisierung in der Arbeitswelt: „Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsprojekten„. Auch hier war interessanterweise ein klarer Projektplan einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren!
Und wie auch in der agilen Unternehmensführung klare Ziele (Objectivs) und Massnahmen (Key Results) für den Erfolg entscheidend sind, lesen Sie hier: OKR